平成26年度犬蔵自治会臨時総会議事

平成26年度犬蔵自治会臨時総会議事録

平成26年7月6日(日)
午後2時より
於 犬蔵自治会館

司会進行:村野達也総務部長

司会より開会の挨拶。

臨時総会の成立報告 出席者43、委任状76により合計119で総会成立となる。

島田自治会長より挨拶の後、司会者より議長及び書記が任命。

  • 議長:久保敏克氏
  • 書記:槇谷 努氏

以下議長により進行。

当日審議の議案
  • 平成26年4月27日開催定期総会保留議案
    第3号議案 事務室兼防災対策室の設置の件
島田自治会長より経緯について説明。

平成18年完成の犬蔵2丁目区画整理に伴い急激に自治会員が増加した。現在約4,000世帯の会員を擁する自治会の運営に関しての事務処理を各部担当が自宅で行っているのが現状である。関係者が一堂に会し、情報をまとめ、集約できる場所と整備が必要不可欠となった。その対策として事務室の設置の検討委員会が立ち上がった。
また、3・11東日本大震災の後、防災意識の高まりからもしもの時に備えた自治会の拠点としての機能を兼ね備えた事務所の意味を込め、当初は(仮称)防災対策室を含むとしていた。しかし、諸藩の事情によりいずれ機能を備える事とし、事務機能を行える場所として自治会館2階を一部改装し事務室設置とする趣旨をまとめ委員会より報告、役員会で承認された。

担当の笠井氏より説明。
  • 事務室設置案として説明する。
  • 2階和室部分を改装して事務室に充てるものとする。出席者には該当の場所を見ていただいた。
  • 改装費用は約67万円、その他備品(椅子、テーブル、戸棚等)で約64万円、インターネット環境整備で約20万円等、合計で約150万円となる。
  • 改装費用については修繕積立金から支出予定。
  • 改装内容については和室をフローリングにして、鍵のついたガラスドアを取り付ける。
  • 完成後の使用方法については犬蔵自治会館運営管理委員会にて協議し、いぬくら通信、ホームページで発信する
質問 1.総会では、災害対策室としての議案であったが、
     事務所としての議案に変わっているがなぜか。
   2.費用は特別会計だったはずが、修繕費に変わっているがなぜか。
   3.事務所の必要性の説明が尽くされていない。
     (犬蔵シニアクラブ 三好会長より)
回答 1.4月の平成26年度総会でのご意見を踏まえ、役員会で協議の上決定した
   2.災害対策室としての目的で特別会計としていたが、事務室設置としての
      費用の場合は修繕費が妥当と判断した
   3.4月の平成26年度総会で説明済みである
質問   どのような条件で本件が承認になるのか。
     (3-9班 鎌谷氏より)
回答   最終的に多数決で決定する。
質問 1.承認する判断材料として詳細な見積もりがほしい。
   2.事務室の鍵や通帳、印鑑の管理はどのように行うのか。
   3.個人情報の管理はどのように行うのか。パソコンのセキュリティロックや
     使用禁止ソフトなどのルールも作ってほしい。
     (犬蔵シニアクラブ 三好会長より)
回答 1.追加で見積資料を配布し説明した。
     インターネット環境の費用の詳細は今後検討する。
   2.鍵の管理については事務室完成の折には事務室の使用要領を作成し提示する。
     通帳は会計、印鑑は自治会長で管理している。
   3.現状は各担当のパソコンにある。紙やパソコン、データの管理を含め
     事務室の使用要領と共に適切な対策を検討する。

議決 委任状76 賛成33により可決された。

委任状の日付が誤っていた。訂正を回覧、ホームページで周知する。

以上で議案終了、議長、書記解任。

その他、自治会からのお願いについて説明された。
☆転入・転出の際の手続きについて
班長は、転入された方に加入月からの自治会費を納入いただく。
転出される方には自治会費を月割りで返却するので会計まで申し出ていただく。
☆新規会員加入の勧誘について
班長向けに犬蔵自治会の紹介、質疑応答集を作成した。(必要な方へ配布)

吉﨑副会長より閉会の挨拶、長時間にわたりご審議いただいた事、併せてご出席いただいたお礼が述べられる。


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